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Replyless ヘルプセンター

ホスト向けガイド

ゲストからの受信と返信、画像・定型文の利用、物件情報の書き方、AI の動作設定まで。 実際の画面と例を使って説明します。

返信の基本的な流れ

  1. 1.ゲストから受信
  2. 2.情報を参照
  3. 3.下書きを確認
  4. 4.ホストが判断

まずは、最初の返信まで

Beds24 の接続から、物件情報の登録、最初の下書き確認まで。

はじめに

最初の返信までBeds24 の接続から、物件情報の登録、最初の下書き確認まで。スマートフォン・PCにアプリとして追加するiPhone・iPad・Android・Mac・WindowsでReplylessをすぐ開けるようにする手順と、端末ごとの通知設定。

返信する

受信トレイを毎日確認する未返信・注意が必要・未読の違いと、返信不要な会話の確認方法。下書きを確認して送信する日本語での確認、外国語の送信文、要確認・返信しない場合の扱い。AI が答えきれないとき要確認、案内カード、空の下書きから、返信と物件情報の改善につなげる。手動承認と自動送信会話ごとのモード、要確認、安全に運用するための確認事項。送信中・送信失敗を見分ける送信ボタンを押した後の表示と、届かなかった場合の対処。会話のメモと下書き操作今回の予約だけの事実、社内メモ、下書き作成の取り消し。写真を返信に添付する送信用画像の登録、言語タグ、手動添付と AI 添付の違い。定型文を作成して挿入する繰り返す案内文、予約情報の変数、言語別の使い分け。

物件情報を育てる

物件情報は何に使われる？AI が参照する情報の範囲と、物件共通・客室別の使い分け。何を、どこに記録する？物件の事実、予約ごとの情報、ホスト判断、文体を混ぜないための整理表。答えやすい物件情報の書き方条件・例外・ホスト判断を、AI に誤解させずに記録する例。AI は何を学ぶ？返信の事実と文体を分け、AI の初期入力とホスト返信からの提案を確認する方法。物件情報を追加・更新する足りない情報を手動で補い、変更したルールを最新に保つ方法。AI テストで確かめる予約条件を指定し、ゲストの質問を再現して回答を確認。

運用を設定する

AI の動作を設定する自動送信、確信度、要確認カテゴリ、静かな時間を一つずつ理解する。読む言語・送る言語を選ぶ受信訳、組織の送信方針、会話ごとの言語切り替え。AI のトーンを確認する送信した返信から何を学び、物件情報と何を分けるか。メール・プッシュ通知を設定する通知範囲、同一会話のまとめ、静かな時間との関係。Beds24 の接続と同期を管理する接続状態、施設・客室の同期範囲、接続エラー時の確認。キャンセル・返金条件を登録する予約サイトごとのプラン条件を、AI が参照できる形にする。メンバー・アカウント・請求を管理する招待と権限、組織情報、同期ユニットと請求の見方。要確認カテゴリを選ぶ変更できる9カテゴリと常に確認する9カテゴリ。オフにした場合の動きまで確認する。駐車場の配置と割当を管理する駐車枠を実際の位置に並べ、予約・使用中止・ゲストの車を同じ画面で管理する。