物件情報を育てる
答えやすい物件情報の書き方
条件・例外・ホスト判断を、AI に誤解させずに記録する例。
条件と結果をセットで書く
「状況次第」「要相談」だけでは、何を判断し、ゲストに何を案内してよいか分かりません。通常のルール、例外が成立する条件、その条件を誰が判断するかを分けて書いてください。確定していない結果を、確約として書かないことが大切です。
- 1通常のルール何時から・何ができるか
- 2例外の条件いつ、何を確認するか
- 3判断する人自動で案内できるか、ホスト判断か
- 4次の連絡可否をいつ誰が知らせるか
比較例 · アーリーチェックイン
アーリーチェックイン = 状況次第。事前にご連絡ください。
通常のチェックインは15:00から。早めの入室は当日の清掃状況を確認してホストが判断し、可否と可能な時刻をゲストに連絡します。事前の確約はできません。
比較例 · 遅い到着
遅いチェックインは相談してください。
23:00以降の到着は原則不可。前日までの連絡があれば23:30まで対応可。当日の連絡はホストが判断します。
一件の質問から、入力とテストまでつなげる
架空の宿で、ゲストから「13時に着きます。荷物を預けて、そのまま部屋に入れますか？」と届いた例です。一つの質問に、確定した時刻・荷物の案内・ホスト判断が必要な入室の可否が混ざっています。ひとつのメモ欄にまとめず、それぞれの項目へ分けて記録します。
- 1.チェックイン開始時刻
15:00。通常の入室可能時刻を記録する。
- 2.チェックイン前の荷物預かり
「可」を選び、預かり場所・時間帯に「玄関ホールで10:00から」と記録する。
- 3.アーリーチェックイン
「状況次第」を選び、条件に「当日の清掃状況をホストが確認し、可否を連絡」と記録する。
- 1対象を選ぶ共通ルールなら物件共通、客室で違えば客室別を選ぶ
- 2三つの項目を保存時刻・荷物・早着の条件を、それぞれの欄に入力
- 3AI テストで再現到着前の予約と対象客室を指定し、ゲストの質問を入力
- 4結果を照合荷物は案内できるか、13時の入室を確約していないか確認
期待する判断は「13時の荷物預かりは案内できるが、13時の入室はまだ約束できない」です。AI が要確認にして下書きを空にする場合も、ホスト判断が必要なら正しい結果です。反対に、清掃を確認せず「13時に入室できます」と書いたら、その文は送らずに情報の登録先と条件を見直してください。
AI に決めさせないことを明示する
空室の確定、料金の提示、返金、特別対応など、ホストが個別に判断することは「ホストが判断します」と書いてください。このように書かれた状況は AI が勝手に確約せず、要確認としてホストへ回す対象になります。
比較例 · 追加宿泊
空室があれば延泊できます。料金はそのとき案内します。
追加宿泊の可否と料金は、対象日・客室・予約経路を確認してホストが判断します。確認前に空室や金額を確約しません。
入れないほうがよい内容
- 「必ず親切に答えて」など、全メッセージ向けの文体命令
- ゲストに伝える結論がない「お問い合わせください」だけの文章
- 現在は使えない設備、未確認の営業時間や金額
- 別の客室や別の物件にしか当てはまらない情報
- 予約ごとに変わるドア暗証番号や、ゲスト個人の連絡先
書く場所に迷ったら、まず「この事実を、どの物件・客室について、どんな質問に答えるために使うか」を一文で言えるか確認してください。